Kennisnetwerkdag - vrijwilligersbeleid

Op dinsdag 14 februari 2006 vond bij het Protesestants Landelijk Dienstencentrum te Utrecht een kennisnetwerkdag gemeenteopbouw plaats: een samenspraak zoals die drie keer per jaar wordt georganiseerd met provinciale en enkele stedelijke gemeenteadviseurs plus nog een paar "landelijke" mensen en enkele docenten Praktische Theologie. Willemien Boot van de Schinkel maakt ook deel uit van dit netwerk.
Het thema was: vrijwilligersbeleid in de plaatselijke gemeente.

Inleiders waren:

Ds Jan van der Wolff, predikant in Zeewolde over kort- en langverbanders en de verhouding tussen vrijwilliger en beroepskracht
Nynke Dijkstra-Algra, gemeenteadviseur en schrijfster van het boekje "Verscheidenheid van Gaven" over vrijwilligersbeleid vanuit het oogpunt van de gemeenteconsulent
Henk de Roest over Een Protestantse theologie van de vrijwilliger
Irma Blits, lid werkgroep vrijwilligerszorg uit de Protestantse Gemeente Bijlmermeer over het thema vrijwilligersbeleid vanuit het oogpunt van een vrijwilliger

Irma heeft in haar praatje er naar gestreefd de belemmerende factoren te benoemen die de werkgroep heeft ondervonden bij het introduceren van de gavengerichte methode in onze gemeente. Wie wil weten wat die factoren waren, kan hieronder de lezing vinden.

Praatje Irma Blits over vrijwilligerszorg

Toen ik voor het eerst lid van de kerkenraad werd, was dat als diaken. Op de orde van dienst had een oproep gestaan voor nieuwe ambtsdragers. Ik had gereageerd en de kerkenraad wist daar geen raad mee. Kennelijk hadden ze helemaal geen response verwacht op hun oproep, en al zeker niet van iemand van wie ze de capaciteiten totaal niet kenden. Uiteindelijk werd besloten dat de diaconie mij mocht hebben. Misschien dachten ze dat ik daar het minste kwaad kon doen.
Ik kreeg bezoek. Het klikte wel en aan het eind van het gesprek kreeg ik te horen dat ik wel eens heel geschikt zou kunnen zijn voor de Chili werkgroep. Ik was vol bewondering. Had deze persoon in één gesprekje zo duidelijk kunnen constateren waarvoor ik geschikt was? Ik vond het heel knap. Temeer daar ik er zelf nooit op zou zijn gekomen want ik had helemaal niets met Zuid Amerika.
Later bleek natuurlijk dat ze in de Chili werkgroep zaten te springen om nieuwe medewerkers.

We doen het nu een beetje anders.

Achtergrond

Eerst maar even wat achtergrondinformatie. Er zijn bij ons zo'n 120 vrijwilligers actief. Dat aantal is al jaren stabiel en we zijn daarmee zeker niet ontevreden. Maar we realiseerden ons dat er een behoorlijk aandeel van het werk wordt gedaan door de grijze golf. Ik ben daar zelf een voorbeeld van. Nu, we zijn actief en enthousiast. Met vervroegd pensioen en hebben dus ook nog eens de tijd om ons in te zetten. Straks zijn wij krakkemikkig en de nieuwe generatie moet langer doorwerken, dus we durfden er niet van uit te gaan dat onze situatie altijd zo goed zou blijven.

Bovendien vonden we zelf ook wel dat we steeds maar weer in dezelfde vijver visten. Ervaringen uit het verleden geven weliswaar geen garantie voor de toekomst maar het is natuurlijk veilig om mensen te vragen, die in het verleden bewezen hadden goed inzetbaar te zijn. Dat was één gegeven.

Daarnaast zijn wij in de luxe situatie dat wij 2 predikanten hebben met goede mensenkennis, die alert zijn op de vacatures en er altijd weer in slaagden om mensen te vinden. Maar ook die situatie zal niet zo blijven. Er was dus behoefte aan een andere manier om nieuwe vrijwilligers te benaderen.

Doelstelling

De kerkenraad van onze gemeente heeft daartoe een werkgroep vrijwilligerszorg aangesteld. Er was contact met Willemien Boot van de Schinkel. Wij hebben in een paar oriënterende gesprekken met haar over onze zorgen gesproken en op haar advies en onder haar begeleiding hebben wij ons gemeentebreed de methode gavengericht werken eigen gemaakt.

De werkgroep trok het direct breder. Dat wil zeggen: niet alleen bouwen aan een gemeente waarvan de gaven en interessegebieden van de leden worden onderzocht en waarmee rekening wordt gehouden als we mensen motiveren om hun gaven ook daadwerkelijk in te zetten, maar een werkgroep die blijvende zorg aan de vrijwilligers biedt, ook en vooral als we ze binnen boord hebben. Op ons visitekaartje zou kunnen staan: Motiveren en begeleiden van en aanspreekpunt zijn voor vrijwilligers en commissies; een schakel tussen de kerkelijke organisatie en de vrijwilligers

Het eerste begin

Het eerste jaar hebben wij gebruikt om de gaven en interesses te inventariseren. Als belangrijk instrument gebruikten wij daarbij de gaventest. Goed instrument, maar tegelijkertijd zorgde het voor de eerste belemmering. Willemien had deze test bij ons op de kerkenraad geïntroduceerd en ze deed dat zo goed dat ook de sceptici onder de kerkenraadsleden toegaven dat het heel leuk en nuttig was. Wij zagen dus geen wolkje aan de lucht en wilden de test bij andere groepen in de gemeente doen. Diaconie, liturgiecommissie, gastheren, gastvrouwen en noem maar op. Wij hadden het officieel weliswaar over "de gavengerichte methode" maar in de praktijk, in de wandelgangen sprak men over de gaventest. En wat bleek: niet iedereen houdt van een test. Achteraf realiseer ik me dat we daarmee rekening hadden moeten houden en nog beter hadden moeten uitleggen dat de gaventest een middel was en geen toets die goed of fout gemaakt kon worden. Juist het feit dat van iedereen de top 3 gaven werden genoteerd en geen totaalscore maakt dit duidelijk. Als u een volgende gemeente deze ervaring kunt meegeven zodat ze daar heel bewust rekening mee houden, is er een barrière weggenomen.
Leuk detail is nog wel dat mijn collega van de werkgroep: Jaap Koolstra, in het begin ook zeer kritisch stond tegenover de test, toch werkte hij mee in de werkgroep en gaandeweg is hij heel enthousiast geworden.

Samenstelling werkgroep

Over collega gesproken, misschien is dit een goed moment om de samenstelling van de werkgroep te noemen. Onze commissie bestaat uit 3 leden. Er moet minstens 1 kerkenraadslid in zitten en minstens 1 niet kerkenraadslid. De 3^e persoon mag het een of het ander zijn. Elk jaar treedt een lid af. Toen wij begonnen, was ik voorzitter van de kerkenraad. Nu zit ik niet meer in het moderamen maar inmiddels is de scriba van de kerkenraad toegetreden tot de werkgroep. Waarschijnlijk is het goed dat een lid van de werkgroep in het moderamen zit, wij hebben dat toevallig tot nu toe gehad en tegen de tijd dat het niet meer zo is zullen we het erover moeten hebben of we het moderamen willen uitbreiden met een lid van de werkgroep vrijwilligerszorg. Een aandachtspunt dat ik ook andere gemeentes in overweging zou willen geven.

Dan een volgens ons heel belangrijk punt. Wij hadden vanaf het begin zorg over de continuïteit van onze inspanningen. Het eerste jaar zijn wij zeer deskundig en aangenaam aan de hand genomen door Willemien Boot, maar vaak is het met dergelijke projecten zo dat je het rendement niet kunt vasthouden als je je eigen boontjes moet doppen.

Voordat wij er echt achter konden staan wilden we bij voorbeeld zeker weten dat de informatie toegankelijk zou blijven. We hebben geprobeerd via andere gemeenten uit te vinden hoe zij dat deden maar kwamen er niet echt uit. Als je veel werkgroepen bezoekt krijg je ontzettend veel informatie. Waar sla je die informatie op en hoe krijg je de routine om er ook daadwerkelijk naar te zoeken en mee te werken. Dat blijft lastig. Wij hebben uiteindelijk besloten om gewoon lijstjes te maken. Een lijst van de gaven met daaronder de bijbehorende namen.

De praktijk: een vacature!

Een volgend probleem diende zich aan. Er waren vacatures. O.a. die van opvolging voor mij als voorzitter van de kerkenraad. In het moderamen werden namen genoemd. Hoe moest dat nu? Wij hadden juist afgesproken gavengericht te werken en niet vacaturegericht. Besloten werd dat ik namens de werkgroep vrijwilligerszorg met een aantal mensen een gesprek zou hebben. Ik zou niet bij voorbaat vertellen om welke vacature het ging, maar zou aan de hand van gaven en interesses al dan niet het voorzittersschap van de kerkenraad aan de orde stellen.

Ik wilde graag eerst even zo'n gesprek oefenen en ging niet met de beoogde kandidaten aan de gang, maar met iemand anders, gewoon om het uit te proberen. Tot mijn verrassing gaf deze persoon aan geschikt te zijn en belangstelling te hebben voor het voorzitterschap. Dat werd nog een dilemma want die naam was niet in de kerkenraad genoemd maar het is allemaal in orde gekomen. Deze man is inmiddels mijn opvolger en een van de andere kandidaten is ook ouderling geworden met een heel nieuwe opdracht. Tijdens ons gesprek gaf hij aan belangstelling te hebben voor communicatie, vooral naar randkerkelijken. Wij hadden niemand die speciaal daarvoor verantwoordelijk was. Inmiddels is er rond hem een klein werkgroepje gevormd en we hebben nu twee mensen die door onze nieuwe methode precies datgene doen wat ze graag en goed kunnen. Zonder de speciale interview methode zouden we alleen maar een nieuwe voorzitter voor de kerkenraad hebben gehad.

Het feit dat ik nog steeds kerkenraadslid ben heeft ook met de nieuwe methode te maken. De werkgroep heeft de exit- en interim gesprekken geïntroduceerd. Als voorzitter van de kerkenraad voerde ik interim gesprekken met ambtsdragers en stelde altijd de vraag: wil je s.v.p. nog een tweede termijn aanblijven en ik bedankte de mensen hartelijk als ze ja zeiden en dat deden ze allemaal. Ik begon me wat ongemakkelijk te voelen bij het feit dat ik zelf na één termijn als voorzitter zou vertrekken. Ik zag het niet zitten nog 4 jaar voorzitter te blijven, maar ben toen wijkouderling geworden.

Het vervolg

Het voeren van individuele gesprekken en daarbij kijken naar de gaven en interessen met in het achterhoofd de vacatures in de gemeente is onze nieuwe manier van werken geworden. Alle drie de leden van onze werkgroep maken afspraken met gemeenteleden, houden de gesprekken volgens een bepaalde opbouw maar met veel individuele ruimte. We maken een verslag en kunnen op de informatie terugvallen als er zich vacatures voordoen. Ook kwam het voor dat opmerkingen tot verbeteringen hebben geleid. Dit is een heel arbeidsintensief proces, maar volgens ons de reden dat het thema gavengericht werken niet een eenjarig project is gebleven maar nog steeds levend wordt gehouden. Na een jaar van deze intensieve interview periode staat dit werk nu op een wat lager pitje al zullen de interviews blijven doorgaan. Voor dit jaar wilden we weer de boer op naar de verschillende groepen. We hebben een avondvullend programma opgesteld, waarin we vragen naar mission statement, reilen en zeilen in de groep en ook of ze gemerkt hebben dat de werkgroep vrijwilligerszorg actief was de afgelopen jaren - en of dat ten goede of ten kwade was. Wij hebben deze avond ook weer eerst uitgeprobeerd, in dit geval bij het moderamen en het werd als een positieve ervaring beschouwd. Wij zullen nu verder gaan met de andere groepen.

Wij hebben het werken met de gavengerichte methode niet slechts één jaar volgehouden maar tot een blijvende werkwijze in onze gemeente gemaakt. Ook bij vertrek van de initiatiefnemers zal deze visie blijven en daar zijn wij blij mee en ook wel trots op. Van de professionals die zich in onze PKN bezig houden met vrijwilligerswerk zou ik willen vragen om met die continuïteit aan de slag te gaan. Wij hebben het nu met vallen en opstaan zelf gedaan, maar het kan misschien wel beter en professioneler. Ook een goed systeem om de informatie op te slaan en te gebruiken ontbreekt. Tegen de gemeentes die met deze methode aan de slag willen zou ik willen zeggen: probeer het s.v.p. samen met een professional te doen. Wij hebben onnoemelijk veel gehad aan de steun van Willemien Boot. Het werkboek vrijwilligerszorg dat in december hier werd gepresenteerd is heel waardevol.

Wij gebruiken er aanbevelingen uit, maar je kunt eigenlijk niet van vrijwilligers die het kerkenwerk er "bij" moeten doen verwachten dat ze op dezelfde manier zo'n verandering in werkwijze kunnen introduceren zoals als een professional dat kan.

Verandering rol predikanten

Tot slot: Wij hebben als werkgroep veel werk overgenomen van onze predikanten. Het benaderen van vrijwilligers, de individuele gesprekken waardoor je een bijna pastorale band met de mensen krijgt, het organiseren van de vrijwilligersavond, het organiseren van de gemeentedag toen wij de gavengerichte methode introduceerden: allemaal taken die vroeger bij de predikanten thuis hoorden. Iedereen, ook de dominees, vindt het een goed idee dat dit zo gebeurt, maar het is toch wel gek als je jouw werk overgenomen ziet worden door anderen. Onze predikanten kunnen hiermee goed omgaan, maar ik denk dat het goed is dat gemeenten die op deze manier willen werken zich realiseren dat ze taken weghalen bij de predikant(en). Benoem het en spreek begrip uit dat het voor de dominee misschien lastig is en wees tactvol, maar doe het wel.

Ik zou mijn hele kwartier en nog veel langer hebben kunnen praten over de positieve effecten van de gavengerichte methode, maar daar heeft u niet veel aan, denk ik. Ik heb speciaal aandacht gegeven aan de hindernissen die we tegenkwamen, omdat ik hoop dat er onder u mensen zijn die ideeën hebben hoe die hindernissen te overwinnen en er zo voor te zorgen dat andere gemeentes en ook wij het beter kunnen doen.

Maar ik kan het toch niet laten om met iets te eindigen dat wij zeer positief vonden. Vorige maand werden wij door de diaconie uitgenodigd om op hun vergadering aanwezig te zijn om samen met hen te brainstormen over de uitvoering van een nieuwe activiteit. Wij hebben dat natuurlijk graag gedaan en we voelden ons heel vereerd. Dat het initiatief om bij de diaconie op bezoek te gaan dit keer niet van ons kwam, maar dat wij werden gevraagd betekent in onze ogen dat wij hebben aangetoond een serieuze gesprekspartner te zijn als het gaat om het werken voor en met de vrijwilligers in onze gemeente.

Laatste wijziging: 15-02-2006 (dd-mm-yyyy)